1. Parter och bakgrund

Det här avtalet ("Biträdesavtalet") kompletterar Visivos Allmänna villkor och gäller mellan den redovisningsbyrå eller det företag som tecknat avtal om att använda tjänsten ("Byrån", personuppgiftsansvarig) och ENDB AB, org.nr 559418-6701 ("Biträdet", personuppgiftsbiträde). Vid motstridighet mellan detta avtal och Allmänna villkor gäller detta avtal i frågor som rör personuppgiftsbehandling.

2. Föremål, varaktighet och syfte med behandlingen

Biträdet behandlar personuppgifter för Byråns räkning för att tillhandahålla Visivo-tjänsten: AI-baserad avläsning av leverantörsfakturor och kvitton/utlägg, avvikelsekontroll, konteringsförslag, attestflöde samt export till Byråns bokföringssystem. Behandlingen pågår så länge Allmänna villkor gäller, med undantag för räkenskapsinformation som Biträdet enligt bokföringslagen kan behöva fortsätta bevara därefter (se avsnitt 5).

3. Typ av personuppgifter och kategorier av registrerade

• Kontouppgifter: namn, e-postadress och roll för Byråns användare.
• Fakturadata: uppgifter som förekommer i leverantörsfakturor (t.ex. namn på kontaktpersoner, referenser eller anställda som nämns på fakturan).
• Kvitton- och utläggsdata (om modulen är aktiverad): uppgifter om vilken anställd som gjort ett inköp eller begär ersättning.
• Aktivitetslogg: vem som gjort vad och när på en faktura/ett kvitto.

Registrerade är i praktiken Byråns egna anställda, Byråns kunders anställda/kontaktpersoner, och i förekommande fall leverantörers kontaktpersoner.

4. Biträdets skyldigheter

• Instruktioner: Biträdet behandlar personuppgifter enbart enligt Byråns dokumenterade instruktioner (i praktiken: för att leverera tjänsten enligt Allmänna villkor), inklusive vad gäller överföring till tredje land - om inte annat krävs enligt EU-rätt eller svensk rätt, varvid Biträdet informerar Byrån om det rättsliga kravet innan behandling sker, om lagen inte förbjuder det.
• Sekretess: personer hos Biträdet som behandlar uppgifterna är bundna av tystnadsplikt.
• Säkerhet (art. 32): kryptering i transit (HTTPS) och i vila, multi-tenant-isolering så att en Byrås data aldrig är åtkomlig för en annan Byrå, samt åtkomstbegränsning baserad på roll (bokförare/attestant/läsare m.fl.).
• Underbiträden: Byrån ger ett generellt godkännande till att Biträdet anlitar de underbiträden som listas i avsnitt 6. Biträdet meddelar Byrån innan ett nytt underbiträde läggs till eller byts ut, och Byrån har rätt att invända inom skälig tid.
• Bistånd vid registrerades rättigheter: Biträdet hjälper Byrån att besvara begäranden från registrerade (t.ex. registerutdrag, rättelse, radering) i den mån Byrån inte kan göra det själv i tjänsten.
• Bistånd vid personuppgiftsincidenter: Biträdet meddelar Byrån utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Byråns data, och bistår Byrån med den information som krävs för att Byrån ska kunna uppfylla sina egna skyldigheter (bl.a. ev. anmälan till IMY).
• Radering/återlämning: vid Allmänna villkors upphörande raderar eller återlämnar Biträdet Byråns personuppgifter enligt Byråns val, med undantag för räkenskapsinformation som Biträdet enligt bokföringslagen måste fortsätta bevara i minst 7 år (se Allmänna villkor § 7 och Integritetspolicyn § 4).
• Granskning: Biträdet ställer den information som rimligen krävs till Byråns förfogande för att visa att skyldigheterna i denna artikel efterlevs, och medger granskningar/revisioner som genomförs av Byrån eller en av Byrån utsedd revisor, efter rimlig förvarning.

5. Lagringstid

Se Integritetspolicyn § 4: räkenskapsinformation sparas i minst 7 år enligt bokföringslagen och raderas aldrig faktiskt (en makulerad post markeras bara som makulerad). Övriga personuppgifter raderas eller anonymiseras inom rimlig tid efter att Allmänna villkor upphört, i den mån de inte omfattas av bevarandepliktig räkenskapsinformation.

6. Underbiträden

Biträdet anlitar följande underbiträden för att driva Visivo-tjänsten:

• Clerk - inloggning/autentisering.
• Cloudflare (R2) - lagring av fakturafiler.
• Anthropic - AI-baserad avläsning av fakturors/kvittons innehåll.
• Fortnox / Spiris (Visma) - Byråns eget bokföringssystem, kopplas in efter Byråns val och godkännande.
• Mailgun - mottagning av fakturor via e-post samt utgående påminnelsemejl.
• Railway - drift/hosting av tjänsten.

7. Överföring till tredje land

Ett eller flera av underbiträdena i avsnitt 6 kan innebära att personuppgifter behandlas eller är åtkomliga från ett land utanför EU/EES (t.ex. USA). Sådan överföring sker endast med stöd av en giltig överföringsmekanism enligt GDPR kapitel V (t.ex. EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett adekvansbeslut).

8. Ansvar

Ansvarsbegränsningen i Allmänna villkor § 8 gäller även för Biträdets behandling av personuppgifter enligt detta avtal, i den utsträckning det är förenligt med tvingande GDPR-bestämmelser.

9. Avtalstid och ändringar

Detta avtal gäller så länge Allmänna villkor gäller och löper automatiskt ut när dessa upphör. Biträdet kan uppdatera avtalet, t.ex. vid ändrade underbiträden eller ny lagstiftning - väsentliga ändringar meddelas Byrån i förväg.

10. Tillämplig lag

Svensk lag och GDPR tillämpas.

11. Kontakt

ENDB AB, org.nr 559418-6701 · edvard@wearehuman.se · Poseidongatan 15, 723 57 Västerås